FOCUNA

En date du 25 mars 2025, Madame Josée Kirps, Directrice des Archives nationales de Luxembourg (ANLux) et Monsieur Jo Kox, président du Fonds culturel national (Focuna) ont signé conjointement une convention relative au tableau de tri des documents et des archives du Fonds, suite à l’accord donné par le comité directeur du Fonds en date du 12 février 2025. Le projet a débuté fin septembre 2024. L’établissement du tableau de tri a été réalisé en collaboration avec le Service collecte, conseil et encadrement des ANLux au cours des derniers mois.

Le Focuna s’est porté volontaire dans le cadre de l’appel à candidatures lancé par les ANLux en été 2023 qui avait pour objectif d’établir des partenariats volontaires entre les ANLux et les organismes du régime dit dérogatoire selon l’article 4(2) de la loi relative à l’archivage. Il s’est agi de mettre à disposition des candidats retenus, le cadre organisationnel, méthodologique et les ressources humaines qualifiées pour réaliser ce projet.

Les ANLux ont ainsi soutenu le Fonds culturel national dans l’élaboration de leur tableau de tri, alors que ladite loi, prévoit que la réalisation de leur tableau de tri leur incombe. Le Fonds culturel national fait partie des trente organismes qui bénéficient de ce soutien dans le cadre de l’appel à candidatures. 

L’élaboration d’un tableau de tri répond d’une part à la finalité d’assurer la sélection et la conservation des archives définitives devant être conservées sans limitation dans le temps. D’autre part, elle vise à simplifier, harmoniser et rationaliser la gestion des documents et des données dans les espaces de stockage physiques ou numériques des producteurs d’archives par le biais de versements par exemple ou de destructions d’archives réguliers. Outre la sélection des documents, le tableau de tri détermine notamment la durée d’utilité administrative des archives, c’est-à-dire la durée légale ou pratique pendant laquelle des archives sont susceptibles d’être utilisées, ainsi que leur sort final, c’est-à-dire la conservation ou la destruction des archives. 

Les organismes du régime dérogatoire ont la responsabilité de conserver leurs archives définitives, mais ils ont la possibilité de les confier aux ANLux s’ils ne peuvent pas les conserver eux-mêmes, contrairement aux ministères et aux administrations du régime général pour qui le versement des archives définitives aux ANLux est une obligation. 

Le tableau de tri est conçu indépendamment du support de stockage des documents qu’il mentionne. Les règles de conservation s’appliquent donc autant aux documents physiques qu’aux documents numériques.