Guide de présentation d’une demande de subvention

Afin de faciliter aux artistes ou aux porteurs de projets leurs démarches pour une demande de subvention, le comité directeur du Fonds culturel national a spécialement rédigé le présent guide. Il est donc essentiel de lire le guide avant de remplir le formulaire, notamment afin d'identifier le type de documents et pièces requis. Une standardisation minimale du mode de présentation des dossiers est souhaitable. L'artiste ou le porteur de projets est responsable de la préparation de son dossier et est libre d'y joindre toutes les pièces qu'il juge pertinentes.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter Catherine Krettels au 247-86617 ou à envoyer un mail à info@focuna.lu.

Qu'est-ce qu'une subvention ?

Une subvention représente une aide financière ponctuelle pour un projet culturel spécifique, justifiée par un intérêt général ou local. Une subvention est discrétionnaire et facultative.

Un porteur de projet ne dispose d'aucun droit à percevoir des subventions. Par ailleurs, l'octroi antérieur d'une subvention ne lui confère aucun droit de renouvellement.

Éligibilité

La demande d'aide peut être introduite par un artiste professionnel en son nom propre, résidant au Luxembourg ou de nationalité luxembourgeoise, ou par une personne morale. Peut formuler une demande tout artiste professionnel ou toute personne morale, quel que soit son statut dont les activités ont un fort ancrage culturel et un lien direct avec le Luxembourg et représente un intérêt général ou local.

Par ailleurs, les structures bénéficiant d'un conventionnement avec le Ministère de la Culture ou avec une collectivité locale (p. ex. Administration communale) sont autorisées à présenter un projet dans la mesure où celui-ci ne relève pas de l'objet du conventionnement ou constitue une dépense extraordinaire. Néanmoins, ces structures ne constituent pas une cible prioritaire de ce dispositif.

  • Quelque soit le dossier présenté, les associations à caractère social, religieux, politique ou syndical ne peuvent prétendre à une demande de subvention.
  • Les projets scolaires à caractère pédagogique et les projets caritatifs ou commémoratifs ne sont pas éligibles.
  • Les aides à la mobilité dans le cadre de missions diplomatiques sont exclues.

Dépôt des dossiers

Le Fonds culturel national a mis en place une plateforme extranet afin de déposer les demandes de subvention en ligne. Pour ce faire, il faut ouvrir au préalablement un compte pour accéder à la masque de saisie. Les dossiers soumis par voie postale ne sont pas pris en compte. Seuls les dossiers complets et remis dans les délais seront traités.

Le dépôt des dossiers est à effectuer au plus tard deux mois avant les dates des manifestations ou la mise sous presse (CD, publications, etc.). La date de limite du dépôt des dossiers est de cinq jours ouvrables avant les dates des réunions du comité directeur.

Le Fonds culturel national ne peut attribuer rétroactivement une aide ou une subvention pour des manifestations passées.

Pour que votre dossier soit validé, il est important d’aller jusqu’au dernier écran. En cas de déconnexion imprévue, il vous faudra reprendre l’ensemble de la saisie depuis le début.
A la fin de votre saisie, un courriel de confirmation vous sera envoyé. Si vous ne recevez pas de courriel de confirmation, cela signifie que le dépôt du dossier a échoué et qu’il faut reprendre l’ensemble de la saisie depuis le début.

Dates des délibérations

Le comité directeur du Fonds culturel national se réunit en principe une fois par mois pour délibération. Les réunions en 2018 sont fixées aux dates suivantes : 13 novembre et 11 décembre 2018, 15 janvier, 12 février, 12 mars, 23 avril, 14 mai, 11 juin, 9 juillet, 17 septembre, 8 octobre, 12 novembre et 10 décembre 2019.

Présentation du dossier

En règle générale, tout dossier de demande doit comporter une description du projet artistique, un budget prévisionnel et un plan de financement afférent à ce projet. La présentation du projet doit être claire et succincte afin que les membres du comité directeur puissent en saisir facilement la nature, dégager l'intention de l'artiste ou du porteur de projet et évaluer la pertinence du projet par rapport aux critères d'évaluation.

Montant de l'aide demandée

Le montant de l'aide demandée par l'artiste ou le porteur de projet doit correspondre aux exigences de son projet. Le montant de subvention proposé est calculé en tenant compte de l'équilibre budgétaire du projet mais aussi sur base d'une grille d'analyse. Cependant, en raison du nombre potentiellement élevé de demandes et des fonds limités dont dispose le Fonds culturel national, le montant alloué peut être inférieur à celui sollicité. Les montants maximums alloués pour chaque volet sont indiqués dans le programme.

  • Les cachets artistiques, honoraires et per diem ne sont pas éligibles.
  • Aucun subside ne sera octroyé à un projet destiné à générer des bénéfices pour financer une quelconque œuvre caritative.

Pièces à joindre à la demande

  • Pour une personne physique : curriculum vitae (max. 3 pages)
  • Pour une personne morale : statuts, compte rendu de la dernière assemblée générale, rapport d'activité, bilan et compte d'exploitation, état de la trésorerie
  • Budget détaillé :
  1. - Frais de réalisation : location d'équipement, location de salle/studio/atelier, achat de matériel ou accessoires, transport, assurances, etc.
  2. - Frais de route et de séjour
  3. - Frais de communication, publicité, publications
  4. - Frais de personnel, cachets artistiques, honoraires
  5. Autres charges
  • Plan de financement détaillé
  1. - Subventions d'exploitation (État, commune, fonds européens, etc.)
  2. - Recettes propres (cotisations, billetterie, frais d'inscription, vente de produits, etc.)
  3. - Sponsoring, mécénat
  • Autres recettes 

Réception de la décision

Une fois la délibération achevée, et les décisions d’attribution prises par le comité directeur, elles sont communiquées par mail automatisé aux porteurs de projets endéans 24 heures. 

Les décisions du comité directeur sont ensuite soumises à l'approbation du Ministre de la Culture et du Ministre des Finances. Le montant des subsides accordés ou les motifs de refus seront communiqués par après par voie postale.

Versement de la subvention

Le versement du montant attribué se fera ensuite selon les modalités de paiement retenues par le comité directeur.

  • Version 4. Décision du comité directeur du 16 octobre 2018
  • Dernière modification : 16 octobre 2018